Administrationskoordinator til Servicedivisionens Koordineringssektion ved Etablissement og Terrænkommandoen i Hjørring
Besidder du viden og praktisk erfaring inden for administration – særligt i relation til bolig administration eller Facility management. Eller kunne du tænke dig at lære det? Ser du dig selv som en administrativ blæksprutte og vil du være med til at være bindeled mellem færdige byggeprojekter og de kollegaer som skal drifte bygningerne fremadrettet? Så er du måske vores ny kollega.
Om os
Servicedivisionens koordineringssektion er etableret som en ny sektion, hvor den primære opgave er at levere ledelsesstøtte til divisionens chefer, samt koordinere optimering og udviklingsindsatser ved de 28 etablissementspartnerelementer, som er fordelt på forsvarets tjenestesteder.
Sektionen virker således som bindeled mellem disse decentrale enheder og hovedkontoret i Hjørring. Vi varetager administrative backoffice funktioner på opgaver, som ikke er mulige, at løse lokalt, samt sagsbehandler og iværksætter opgaver på vegne af chefer i servicedivisionen.
Vi er ligeledes ansvarlige for sagsbehandling af større sager på tværs af alle elementerne i den decentrale struktur og bidrager derfor til projektkoordination på større etablissementsdriftsprojekter og forretningsudviklingsprojekter. Vi hjælper med at få ”overdraget” stafetten mellem de forskellige afdelinger.
Vi består udover chefen af i alt 12-14 medarbejdere med både civil og militær baggrund. Alle arbejder tæt sammen, så der sikres en tværfaglig koordination, da opgaverne ofte kræver dette for at opnå den mulige løsning og med inddragelse af den øvrige organisation i Etablissement- og Terrænkommandoen.
Om stillingen
Som vores nye kollega indgår du i arbejdet med at agere administrativ backoffice og koordinator på nye faciliteter, som skal overgå til drift. Dette involverer håndtering af administrative, planlægnings- og udviklingsopgaver med fokus på koordinering, kommunikation og arkivering.
Det er din primære opgave, at håndtere idriftsættelsen af nye faciliteter. Dette indebærer bl.a.
- Deltagelse i besigtigelser eller møder forud for køb/leje/byggestart.
- Opfølgning på aftaler om driftsøkonomi, herunder tilsikrer tilstedeværelse af opdateret driftsberegninger, tidsplaner og andre aspekter/værktøjer, som understøtter en god overdragelse.
- Koordinering af kontrakt indgåelse med forskellige interessenter.
- Opdatering af kontaktlister og POC lister.
- Være i dialog med samarbejdspartner både internt og eksternt med henblik på at tilsikre god kommunikation og godt samarbejde.
- Ad hoc opgaver i forhold til koordination og administrative backoffice opgaver.
Du får mulighed for, at arbejde med mangeartede arbejdsopgaver og være en del af et engageret team, som har det godt sammen. Spændet i dine samarbejdsflader er bredt, hvilket giver stor dynamik i hverdagen og du vil få et godt netværk i virksomheden.
Arbejdsstedet er på Hjørring kaserne, men der kan forekomme mindre rejseaktivitet og en mindre del af arbejdet uden for normal arbejdstid. Fleksibiliteten er stor da du bliver omfattet af en flekstidsaftale og et team, som kan bakke op, når du skal holde fri.
Nuværende kollega udtaler: ”Siden jeg kom til sektionen har jeg udviklet mig både fagligt og menneskeligt. Vi er et super godt og dedikeret team, som jeg er glad for at være en del af. Der er ikke to dage som er ens og det er vigtigt for mig, at jeg kan se, at jeg er med til at gøre en forskel med min indsats i det daglige”.
Om dig
Din uddannelse er mindre relevant, men din erfaring fra lignende stillinger og mindset er vigtigst.
Du har en struktureret tilgang og ordenssans, samt har god forståelse for forskellen med at arbejde med projekter og enkeltstående opgaver/indsatser. Du har gerne erfaring inden for facility management, boligadministration, offentlig sagsbehandling, generelt serviceformidling og kontakt til offentlige myndigheder.
Du har interesse for at lære nye ting og formidle disse til andre kollegaer. Du har gode skriftlige og mundtlige formuleringsevner på dansk samt erfaring i anvendelse af it- værktøjer og Microsoft Office pakken. Kendskab til SAP er en fordel, men ikke et krav.
Åben kommunikation, løsningsorienteret tilgang, forståelse for processer og procedurer samt evnen til at samarbejde og rumme en hverdag, hvor tingene kan ændre sig og hvor højt humør og positiv kommunikation er en naturlig del af din personlige værktøjskasse.
Ansættelsesvilkår
Er du akademiker ansættes du i henhold til den til enhver tid gældende overenskomst mellem Finansministeriet og en række akademikerorganisationer for akademikere i staten (Akademikeroverenskomsten).
Hvis du har en kontoruddannelse eller en anden relevant uddannelse ansættes du i henhold til den til enhver tid gældende Fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer – Det Statslige Område (OAO-S-fællesoverenskomsten) og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og it-medarbejdere.
Afhængigt af dine kvalifikationer og kompetencer, er der mulighed for forhandling af tillæg. Der er til stillingen knyttet en arbejdsgiverfinansieret pensionsordning.
Arbejdsstedet er i Hjørring.
Som ansat under Forsvarsministeriets område er du omfattet af nogle særlige vilkår. Du skal bl.a. kunne sikkerhedsgodkendes og opretholde sikkerhedsgodkendelsen under hele ansættelsesforholdet.
Du har som ansat pligt til at forrette tjeneste uden for landets grænser, herunder ved enheder i internationale operationer med henblik på deltagelse i konfliktforebyggende, fredsbevarende, fredsskabende, humanitære og andre lignende operationer.
Kontakt og ansøgning
Hvis du vil høre mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte major Morten Rousing på telefon 2574 3550 eller Nickie Stefansen på telefon 728 13436
Har du spørgsmål til løn- og ansættelsesvilkår er du velkommen til at kontakte Personelkommandoen, HR-konsulent Mia A. F. Rostermund på telefon 3266 5971.
Ansøgningsfristen er den 11. december 2025, men søg gerne hurtigst muligt, da samtalerne sker løbende.
Du søger stillingen via linket og vi beder dig vedhæfte ansøgning, CV og kopi af uddannelsesbevis. Vær opmærksom på at bilag skal tilføjes i PDF-format.
I Forsvarsministeriets organisation tror vi på, at mangfoldighed optimerer opgaveløsningen. Derfor opfordrer vi alle interesserede uanset baggrund til at søge stillingen.
Om Etablissement- og Terrænkommandoen
Etablissement- og Terrænkommandoen (ETK) støtter og servicerer militære og civile myndigheder under Forsvarsministeriet. Vores opgave er at levere og udvikle attraktive fysiske rammer, som er nødvendige for deres daglige virke.
Vi bygger nyt, vedligeholder, driver kantiner og gør rent på tjenestesteder i hele landet.
Vi har på vegne af Forsvarsministeriets koncern ansvaret for det grønne område, der blandt andet omfatter miljø, energi og naturpleje.
Vores hovedkontor er i Hjørring, men vi har medarbejdere i hele landet. Vi er i alt 1600 ansatte, der tæller både civilt og militært ansatte. Vi er en organisation baseret på stærke fagfællesskaber, og vi prioriterer det tværgående samarbejde højt.
• Vi har ansvaret for over 600 lokationer spredt ud over hele Danmark.
• Vi administrer over 6000 bygninger og forvalter øvelsesområder, der samlet set er på størrelse med Mors.
• Vi bygger og vedligeholder i år for knap en milliard og er blandt andet bygherre på store projekter som campus til de nye F35-kampfly.
INFORMATIONER OM STILLINGEN:
- Arbejdspladsen ligger i:
Hjørring Kommune
-Virksomheden tilbyder:
dagarbejde
-Arbejdsgiver:
Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse Hjørring Kaserne, Arsenalvej, 9800 Hjørring
-Ansøgning:
Ansøgningsfrist: 11-12-2025;
Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/f2ad5482-0d9a-49a3-83c5-4d5d8bafcde5
