Sagsbehandler til vores unikke Servicecenter i Nordjylland

BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet

Vi leder efter nye kollegaer til tidsbegrænsede stillinger, der vil være med til, at støtte vores lokale samarbejdspartnere i dele af indkøbsprocessen.

Vil du være med til, at levere professionel og engageret sagsbehandling i Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelses Servicecenter? Vil du altid gøre noget ekstra for, at levere en solid service for vores brugere og dine kollegaer? Så er det nu - du skal sende os nogle ord om dig selv.

Vi har fået tilført flere opgaver til teamet, derfor søger vi to nye kollegaer til vores Rekvirentteam i to tidsbegrænsede stillinger.

Om os

Servicecenteret er ”single point of contact” for booking af faciliteter, forplejning samt administration herefter. Vi behandler eller videreformidler henvendelser fra koncernen, og vores hovedopgave er, at levere den bedste service for at støtte vores kunder.
Det skal være nemt at være kunde.

Vi er opdelt i 7 teams; Booking og Booking Skyd hvor alle Forsvarets faciliteter udlejes. Vores administration som har til opgave, at følge op på alle vores faste driftsudgifter og ejendomsskat samt har ansvaret for lejeindtægterne i Ejendomsstyrelsen. Boligkontoret som forvalter Forsvarets tjeneste- og lejeboliger. Omstillingen som har til opgave at, støtte brugeren videre til rette vedkommende. Intern afregning som står for afregning af både intern og ekstern anvendelse af vores faciliteter og Rekvirentteamet hvor din stilling er placeret.

Vores opgave i Rekvirentteamet er, at oprette indkøbsrekvisitioner til kantiner, rengøring samt støtte til oprettelse af indkøbsrekvisitioner lokalt.
Herudover sørger vi også for varemodtagelse i forbindelse med betaling til leverandør.

Vi tilbyder et rigtig godt arbejdsmiljø, en fri tone og en arbejdsplads med stort fokus på trivsel og arbejdsglæde.
Du får en 37 timers arbejdsuge inkl. betalt frokostpause.
Vi har fleksible arbejdsforhold, hvor du selv kan være med til, at bestemme din arbejdstid inden for Servicecenterets rammer. Vi mener det er vigtigt, at understøtte en god balance imellem dit arbejdsliv og dit privatliv. Hos os kan du udvikle dig i dit eget tempo.

Om stillingen

Du vil blive en del af et team som på nuværende tidspunkt består af tre medarbejdere. Da teamet får tilført flere og nye opgaver, søger vi to kollegaer så teamet fremover består af 5 medarbejdere. I hele Servicecenteret vil du få 45 kollegaer. Vi sidder i et stort kontor, hvor vi dagligt sparre på tværs af teams, da mange of vores opgaver hænger sammen på en eller anden måde.

En arbejdsdag vil typisk bestå af, at vi opretter indkomne indkøbsrekvisitioner. Herunder sørger for vi, at vi bestiller de rigtige vare ud fra Forsvarets aftaler med leverandørerne samt fremskaffer og tilsikre rette dokumentation på indkøbet. En arbejdsdag kan bestå af rutineopgaver, men da det er et område som er under udvikling, kan der ofte opstå mulighed for at teamet sammen med teamleder er klar til omprioritere for, at assistere kollegaer i andre sektioner med vores opgave i forbindelse med hele indkøbsprocessen.

Vi sørger også for den tekniske varemodtagelse ud fra den information, som vores kollegaer ude i landet indsender, så betalingen til leverandøren kan ske.
Teamet har en stor berøringsflade i organisation, hvorfor det er vigtigt at du effektivt kan danne relationer.

I Servicecenteret støtter vi hinanden så du kan også blive bedt om, at støtte i nogle af de andre teams såfremt det er nødvendigt. Dette selvfølgelig efter grundig oplæring.

Servicecenteret har åbent 365 dage om året. Uden for Servicecenteret åbningstid skiftes vores medarbejdere til, at håndtere de akutte henvendelser i forbindelse med vores vagtordning. Vagten starter når Servicecenteret lukker og frem til kl. 24.00. Vagten er en rådighedsvagt, som kan håndteres i eget hjem, og du kan forvente en vagt hver 4. uge.

Om dig

Vi forestiller os, at du har en kontorfaglig uddannelse eller anden faglig relevant uddannelse. Du kan også have erfaring med lignende opgaver fra en tidligere stilling. Du har i hvert fald en stor interesse i sagsbehandling og meget gerne med forståelse for tal.

Kendskab til Forsvarsministeriets område, og eventuelt til Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelses Servicecenter er at foretrække, men det er ikke et krav for stillingen – det du ikke ved endnu, det lære vi dig.

For at klare dig godt i denne stilling kan du nikke genkendende til følgende:

- Du er god til, at formulere dig på skrift og i tale
- Du har gode IT færdigheder herunder brugen af Office pakken
- Du kan både arbejde selvstændigt, men også i teams da vidensdeling på tværs er vigtigt for os
- Du er god til, at strukturere og prioritere dine opgaver i en travl hverdag
- Du er god til, at skabe dig et netværk og gode relationer
- Du undres og tør stille spørgsmål til vores processer med det formål at skabe forbedringer.

Ansættelsesvilkår

Ansættelse og aflønning sker i henhold til den enhver tid gældende organisationsaftale for Kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK) og den til enhver tid gældende fællesoverenskomst mellem Skatteministeriet og Offentlige Ansattes Organisationer – Det Statslige område (OAO-S-Fællesoverenskomsten).

Afhængigt af dine kvalifikationer og kompetencer, er der mulighed for forhandling af tillæg. Der er til stillingen knyttet en arbejdsgiverfinansieret pensionsordning.

Som ansat under Forsvarsministeriets område er du omfattet af nogle særlige vilkår. Du skal bl.a. kunne sikkerhedsgodkendes og opretholde sikkerhedsgodkendelsen under hele ansættelsesforholdet.

Du har som ansat pligt til at forrette tjeneste uden for landets grænser, herunder ved enheder i internationale operationer med henblik på deltagelse i konfliktforebyggende, fredsbevarende, fredsskabende, humanitære og andre lignende operationer.

KONTAKT OG ANSØGNING
Ønsker du yderligere oplysninger om stillingen, er du velkommen til at kontakte teamleder Allan Bandholm Thomsen på telefon 2557 8720 eller teamleder Lotte Hedgaard-Andersen på 5143 6244 (i uge 29-31).

Har du spørgsmål til ansættelsesprocessen, herunder ansættelsesvilkår, er du velkommen til at kontakte HR-konsulent Julie Cramer-Palmquist ved Forsvarsministeriets Personalestyrelse på telefon 7281 9370 eller på mail fps-jup@mil.dk.

Ansøgningsfristen er den 4. august 2023 og vi forventer at afholde samtaler i uge 33 og 34.
Stillingerne er tidsbegrænsede og løber, medmindre andet aftales, et år frem.

Sådan søger du stillingen:
Du søger stillingen via linket, og vi beder dig vedhæfte din ansøgning, CV og relevante bilag. Vær opmærksom på, at bilag kun kan vedhæftes i PDF-format.
Hvis det ikke er muligt for dig at scanne og vedhæfte relevante dokumenter i PDF format, må du gerne tage dem med til en eventuel samtale.

I Forsvarsministeriets organisation tror vi på, at mangfoldighed optimerer opgaveløsningen. Derfor opfordrer vi alle interesserede uanset uden baggrund til at søge stillingen.

OM FORSVARSMINISTERIETS EJENDOMSSTYRELSE
Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse støtter og servicerer militære operative enheder og øvrige myndigheder under Forsvarsministeriet. Vi er ansvarlig for at levere og udvikle de fysiske rammer, som er nødvendige for deres virke. Vores ansvarsområde omfatter nybyggeri, vedligehold og facility management i form af bl.a. rengøring, kantine og arealpleje. Desuden varetager vi miljø- og energiopgaver og naturpleje af Forsvarets terræner.
Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse har hovedkontor i Hjørring, men vi har medarbejdere på tjenestesteder over hele landet. Ejendomsstyrelsen er en mangfoldig arbejdsplads, der er båret af stærke fag- og videnfællesskaber.
Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelsen har ca. 2 millioner kvadratmeter bebyggelse i vores portefølje, et samlet areal på ca. 32.000 hektar, over 600 etablissementer i hele Danmark, og vi beskæftiger knapt 600 medarbejdere.