Bliv en del af Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelses Frontoffice som engageret sagsbehandler

BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet

Vil du være med til at levere professionel og engageret sagsbehandling i Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelses Servicecenter? Vil du altid gøre noget ekstra for at levere en god service for vores brugere og dine kollegaer?

Kan du svare ja til ovenstående, er du måske vores nye kollega.

Om os

Velkommen til Servicecenteret. Vores vision er, det skal være nemt at være kunde ved Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse.

Servicecenteret er ”single point of contact” for Forsvarets brugere, hvis der er behov for brug af Ejendomsstyrelsens faciliteter. Servicecenteret rummer en meget bred opgaveportefølje med flere specialer, hvor der er fokus på en høj faglighed.
Vi er opdelt i tre sektioner SC1 Frontoffice, SC2 Back Office og SC3 Betalinger.

SC1 Frontoffice er den primære indgang for alle forsvarets brugere. Her varetages booking af alle forsvarets faciliteter der udlejes. Det er både hotelindkvartering, mødelokaler og undervisningsfaciliteter samt skydebaner. Herudover administreres Forsvarets tjeneste- og lejeboliger. Sektionen er også ansvarlig for håndtering af Forsvarets centrale telefonomstilling.

SC2 Backoffice er støttende til alle opgaver i SC1 Frontoffice. Her varetages kursusadministration, koordinering af større øvelser og aktiviteter i forsvaret, samt planlægning og koordinering af eksterne arrangementer. Backoffice varetager ligeledes booking af terræner samt sikring af lovgivningen i brugen af skydebaner. Alle bookinger og arrangementer afregnes i Backoffice. Til sidst håndteres det administrative, samt driften og udviklingen af Servicecenterets IT understøttelse.

SC3 Betalinger administrerer Forsvarets lejekontrakter på den økonomiske del. Dette er på forsvarets forsyningsudgifter, ind- og udleje af bygninger, arealer og tjeneste – og lejeboliger. Sektionen håndtere alle indkøbsrekvisitioner på førnævnte områder og støtter derudover også andre afdelinger i FES som f.eks. indkøb til kantinedrift og rengøring. Der følges op på økonomien og kontrakterne, og sikre controlling, regulering og håndtering heraf.

Vi tilbyder et rigtig godt arbejdsmiljø, en fri tone og en arbejdsplads med stort fokus på trivsel og arbejdsglæde for både den enkelte medarbejder, men også som et samlet Servicecenter.

Vi har fleksible arbejdsforhold, hvor du i koordination med dine kollegaer i omstillingen, selv kan være med til, at bestemme din arbejdstid inden for Servicecenterets rammer. Vi mener det er vigtigt, at understøtte en god balance imellem dit arbejdsliv og dit privatliv. I hele Servicecenteret vil du få 48 kollegaer. Vi sidder i et stort kontor, hvor vi dagligt sparre på tværs af sektioner og teams, da mange of vores opgaver hænger sammen på en eller anden måde.

Hos os kan du udvikle dig i dit eget tempo.

Om stillingen

Vi søger i øjeblikket en medarbejder til vores Frontoffice i Forsvarets centrale omstilling.

Opgaven består i:
• Besvarelse samt viderestilling af indgående telefonopkald til Forsvarets centrale omstilling.
• Koordinering med Kommunikationsafdeling omkring pressehenvendelser.
• Fordeling af Servicecenterets samlede indbakke.
• Særlig telefonisk støtte og oplysning på interne- såvel som eksterne arrangementer i Forsvaret.
• Procesansvarlig for beskrivelse af processer samt oprettelse/vedligehold af vejledninger.
• Indtastning af deltager- samt navnelister i forbindelse med booking og forplejning ved Forsvarets faciliteter.
• Administration af droneforespørgsler for Forsvarets etablissementer.
• Administration af annullerede bookinger.
• Administration af nøglepakning ved Forsvarets etablissementer.
• Administration af skudrapporter efter endt aktivitet på Forsvarets skydebaner.
• Deltagelse i digitale udviklingsprojekter med fokus på brugeroplevelse og kvalitetssikring af data.
• Bestilling af Facility Management produkter herunder medarbejderkaffe.

Servicecenteret har åbent 24/7 365 dage om året. Uden for Servicecenteret åbningstid skiftes vores medarbejdere til at håndtere de akutte henvendelser til Ejendomsstyrelsen. Vagtordningen træder i kraft når Servicecenteret lukker og frem til kl. 24.00. Vagten er en rådighedsvagt, som kan håndteres i eget hjem, og du kan forvente en vagt hver 4. uge.

Om dig

Vi forestiller os, du har en kontoruddannelse eller erfaring med administration og service, med følgende kvalifikationer og menneskelige egenskaber:
• Nysgerrig for at skabe endnu bedre service til Ejendomsstyrelsens brugere og kunder primært via telefon i Forsvarets centrale omstilling.
• Agere som den professionelle stemme ud ad til for Forsvaret, i vores 300-400 opkald om dagen.
• Kan arbejde selvstændigt, men også indgå i forskellige samarbejdsrelationer da vidensdeling på tværs er vigtigt for os.
• God til, at strukturere og prioritere dine opgaver i en travl hverdag.
• Udviklings- og omstillingsparat.
• God til at formulere dig på skift og i tale og gode IT færdigheder, herunder Office pakken.
• Grundig og systematisk.
• Trives i, at der kan komme opgaver af hastende karakter som gør, at du må afvige af planlagte opgaver.
• Oplever en samlet afdeling med mange forskellige funktioner og profiler som en styrke.
• Motiveres af at komme i mål sammen med mine dine kollegaer.
• Interesseret i at skabe dig et netværk og gode relationer på tværs af organisationen.

Ansættelsesvilkår

Ansættelsesvilkår
Ansættelse og aflønning sker i henhold til den til enhver tid gældende organisationsaftale for Kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK) og den til enhver tid gældende fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentlige Ansattes Organisationer – Det Statslige område (OAO-S-Fællesoverenskomsten).

Der er til stillingen knyttet en arbejdsgiverfinansieret pensionsordning. Afhængigt af dine kvalifikationer og færdigheder, er der mulighed for forhandling af tillæg.

Som ansat i Forsvarsministeriets område er du omfattet af nogle særlige vilkår. Du skal bl.a. kunne sikkerhedsgodkendes og opretholde sikkerhedsgodkendelsen under hele ansættelsesforløbet.

Du har som ansat pligt til at forrette tjeneste uden for landets grænser, herunder ved enheder i internationale operationer med henblik på deltagelse i konfliktforebyggende, fredsbevarende, fredsskabende, humanitære og andre lignende operationer.

Kontakt og ansøgning:
Ønsker du yderligere oplysninger om stillingen, er du velkommen til at kontakte Sektionschef for SC1 Frontoffice Lotte Hedegaard-Andersen på telefon 72 81 39 78 eller på mail: fes-chsc1@mil.dk.

Har du spørgsmål til ansættelsesprocessen, herunder ansættelsesvilkår, kan du kontakte HR-konsulent Sheeba Krause ved Forsvarsministeriets Personalestyrelse på 32 66 50 36.

Sådan søger du stillingen:
Vi vil bede dig om at søge stillingen via linket. De dokumenter, du som minimum skal uploade, er din motiverede ansøgning og dit CV samt eventuelt anden relevant dokumentation. Vær opmærksom på, at bilag kun kan vedhæftes i PDF-format.

Ansøgningsfristen er den 20. oktober 2024 og samtaler afholdes herefter. Send gerne din ansøgning allerede i dag - vi ser frem til at høre fra dig.

I Forsvarsministeriets organisation tror vi på, at mangfoldighed optimerer opgaveløsningen. Derfor opfordrer vi alle interesserede uanset baggrund til at søge stillingen

OM FORSVARSMINISTERIETS EJENDOMSSTYRELSE
Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse støtter og servicerer militære operative enheder og øvrige myndigheder under Forsvarsministeriet. Vi er ansvarlig for at levere og udvikle de fysiske rammer, som er nødvendige for deres virke. Vores ansvarsområde omfatter nybyggeri, vedligehold og facility management i form af bl.a. rengøring, kantine og arealpleje. Desuden varetager vi miljø- og energiopgaver og naturpleje af Forsvarets terræner.
Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse har hovedkontor i Hjørring, men vi har medarbejdere på tjenestesteder over hele landet. Ejendomsstyrelsen er en mangfoldig arbejdsplads, der er båret af stærke fag- og vidensfællesskaber.

Du kan læse mere på www.Ejendomsstyrelsen.dk