Proaktiv og selvstændig tværgående sagsbehandler med mulighed for at påvirke egne opgaver

BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet

Er du en struktureret og fokuseret medarbejder med passion for koordination og håndtering af forskellige opgaver? Opgaverne spænder fra HR-administration til at optimere sektionens opgavesamling. Brænder du samtidig for at styrke sammenholdet og give administrativ støtte i en dynamisk arbejdssituation? Så er du måske vores nye kollega.

Koordinationssektionen i Kapacitetsdivisionen leder efter en administrativ kollega, der vil spille en central rolle som bindeled mellem afdelinger og sektioner i divisionen, såvel som på tværs af hele Ejendomsstyrelsen. Vi har en bred og voksende opgaveportefølje, så er du god til at skabe overblik i en hektisk hverdag, hvor der er mange bolde i luften på samme tid? Så fortsæt med at læse her.

Om os

Spændende opgaver venter dig

Du bliver en del af koordinationssektionen, der varetager Kapacitetsdivisionens tværgående koordinering samt styring af opgaver og sagsgange i organisationen.

Vores kerneopgave er at yde støtte til chefen for Kapacitetsdivisionen, samt divisionens øvrige chefer. Vi skal styrke sammenhængskraft, koordination og administrativ støtte i Kapacitetsdivisionen og på tværs i Ejendomsstyrelsen.

Vi er kontaktpunkt for nye opgaver og yder rådgivning og sparring til chefer og sagsbehandlere i Kapacitetsdivisionen. Vi bidrager ind i tværgående udviklingsaktiviteter, bistår med diverse støtte og facilitering af eksterne aktiviteter, såsom deltagelse i jobmesser, erfaringsgrupper mv. Desuden deltager vi i relationsmøder på tværs i organisationen, således vi er med til at sikre det tværfaglige arbejde.

Derudover varetager vi en lang række administrative opgaver i Kapacitetsdivisionen blandt andet i relation til controlling af optjent merarbejde, ferieplanlægning og ferieafvikling, samt udarbejdelse og vedligeholdelse af divisionens samlede opgaveportefølje (arbejdsprogrammer).

Om stillingen

Du kommer til at arbejde sammen med mange forskellige mennesker, og det er derfor vigtigt, at du er særligt god til at koordinere og samarbejde med andre. Desuden har vi ofte gang i flere opgaver på en gang, hvorfor det er vigtigt at du kan jonglere med flere bolde i luften på samme tid.

Så længe du når i mål med dine opgaver, så har du ret stor frihed inden for de givne rammer, i forhold til udførelsen af dit arbejde, hvor du ligeledes får mulighed for at være med til at udbygge og udvikle din egen opgaveportefølje, samt bidrage ind i sektionens øvrige opgaver.

Koordinationssektionen er fysisk placeret i Hjørring, hvor du arbejder sammen med kollegaer i verdensklasse. Vi er ambitiøse, fagligt stærke, og så elsker vi ord som samarbejde, fleksibilitet og trivsel. For at låne en metafor fra sportens verden, så spiller vi hinanden gode og jubler, når vi kommer i mål. Faglig sparring, vidensdeling, udvikling og kollegialt sammenhold betyder virkelig noget for os, og det er ikke bare noget, vi siger. Når du bliver en del af vores hold, får du en varierende, lærerig og udfordrende hverdag med et stort ansvar for både dig selv og os andre. Det er vigtigt for os, at du, både personligt og fagligt, er i konstant udvikling. Og så skal du helst også kunne mærke, at der er balance mellem dit arbejds- og privatliv, når du arbejder hos os.

Stillingen som administrativ medarbejder i koordinationssektionen indebærer følgende opgaver:

Styring af divisionens HR-administrative opgaver, herunder:
• Opfølgning på merarbejde, ferieplanlægning mv. ved divisionens afdelinger
• Udarbejdelse af senioraftaler
• Rådgive og støtte på arbejdstidsstyring
• Støtte og rådgivning i forbindelse med on- og offboarding
• Støtte i forhold til koordination og styring af divisionens kompetenceudvikling, herunder kontakt til eksterne uddannelsessteder
• Ansvarlig for koordination af divisionens messedeltagelse

Koordination og administration af divisionens øvrige tværgående opgaver, herunder:
• Understøtte opgaver fra chefen for divisionen
• Håndtere og behandle indkomne henvendelse i divisionens kontrolpunkt
• Journalisering og behandling, samt controlling af sager i Forsvarets journaliseringssystem
• Udarbejdelse af dagsordner, mødeindkaldelser og referater fra samarbejdsudvalg, chefmøder og lignende
• Opgaver som rekvirent og varemodtager for divisionen
• Opdatering af sektionens opgaveportefølje

Ovenstående opgaver er kun en lille del af sektionens opgaveportefølje, hvorfor du har mulighed for selv at være med til udvide og præge dine egne opgaver, samt medvirke til den videre udvikling af sektionens opgaver.

Om dig

Du er en struktureret og fokuseret administrativ medarbejder, som trives i en dynamisk hverdag med mange kontaktflader. Du er i stand til at styrke koordinationen og sagsgangene i divisionen ved at arbejde tæt sammen med divisionens medarbejdere og chefer.

Derudover ville det være en fordel, hvis du også:

- Er nysgerrig og har evnen til at se sammenhænge og synergier på tværs af organisationen – Kan skabe struktur og følge opgaverne til dørs – Er udadvendt og dygtig til at skabe nye relationer – Kan håndtere mange forskelligartede opgaver på én gang – Er omstillingsparat og villig til at lære fra andre og har interesse i HR-administrative opgaver.

Vi forventer, at du besidder en solid faglig profil og har bred erfaring inden for administration, sagsbehandling, indkøb eller serviceformidling. Desuden bør du være vant til at have kontakt med offentlige myndigheder, borgere og kunder.

Gode skriftlige og mundtlige kommunikationsevner er afgørende, ligesom erfaring med brugen af it-værktøjer, herunder Microsoft Office pakken. Det vil være en fordel, hvis du også har kendskab til SAP og journaliseringssystemer som WorkZone.

Du bør have en åben kommunikationsstil, være løsningsorienteret og have forståelse for processer og procedurer. Evnen til at arbejde i team og have fleksibel hverdag med højt tempo udgør en vigtig del af din personlige egenskaber.

Ansættelsesvilkår

Du ansættes og aflønnes i henhold til den enhver tid gældende organisationsaftale for Kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK) og den til enhver tid gældende fællesoverenskomst mellem Skatteministeriet og Offentlige Ansattes Organisationer – Det Statslige område (OAO-S-Fællesoverenskomsten).

Der er til stillingen knyttet en arbejdsgiverfinansieret pensionsordning. Alt efter dine kvalifikationer og kompetencer har du mulighed for at forhandle tillæg i forbindelse med ansættelsen.

Som ansat i Forsvarsministeriets koncern er du omfattet af nogle særlige vilkår. Du skal bl.a. kunne sikkerhedsgodkendes og opretholde sikkerhedsgodkendelsen under hele ansættelsesforløbet.

Kontakt og ansøgning
Såfremt du er interesseret i at høre mere om stillingen eller blot en snak om, hvorfor det netop er dig, der skal med på holdet, kan du kontakte fungerende chef Lotte Dalgas Andersen på 2094 7566 eller fes-psf01@mil.dk.

Har du spørgsmål til løn eller ansættelsesvilkår kan du kontakte Forsvarsministeriets Personalestyrelses HR-konsulent Pia Knudsen på telefon 7281 9144.

Ansøgningsfriten er den 24. januar 2024. Vi forventer at afholde samtaler umiddelbart efter ansøgningsfristens udløb. Stillingen er til besættelse snarest muligt.

Du søger via linket og bedes vedhæfte ansøgning, CV og uddannelsesbevis.

Forsvarsministeriets koncern er en mangfoldig arbejdsplads, og vi vil gerne afspejle det omkringliggende samfund. Vi opfordrer derfor alle interesserede uanset personlig baggrund til at søge stillingen, fordi vi tror på, at forskellighed styrker opgaveløsningen gennem dynamik og nytænkning.

Mere om Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse
Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse støtter og servicerer militære operative enheder og øvrige myndigheder under Forsvarsministeriet. Vi er ansvarlige for at levere og udvikle de fysiske rammer, som er nødvendige for deres virke. Vores ansvarsområder omfatter:

• Nybyggeri og vedligehold
• Facility Management i form af rengøring, kantine og arealpleje
• Miljø- og energiopgaver
• Naturpleje af terræner

Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse har hovedkontor i Hjørring, men vi har medarbejdere på tjenestesteder over hele landet. Ejendomsstyrelsen er en mangfoldig arbejdsplads, der er båret af stærke fag- og viden fællesskaber.
Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse har ca. 2 millioner kvadratmeter bebyggelse i vores portefølje og et samlet areal på ca. 32.000 hektar og over 600 etablissementer i hele Danmark. Vi beskæftiger knap 600 medarbejdere. Læs mere om os på ejendomsstyrelsen.dk